El cambio a Microsoft Forecaster para superar los problemas de presupuestación mediante Excel

En las nuevas implementaciones de presupuesto, me enfrento muchas veces con esa situación donde un administrador de presupuesto llevó Microsoft Excel a sus límites de presupuestación: Habrá unos 50 gestores del presupuesto teniendo cada uno con su propia plantilla presupuestaria. El administrador general de presupuestos tiene que preparar estas plantillas y enviarlas por mail a todos los gestores que se quedan inexplicablemente con sus archivos Excel, sin terminar nada, hasta la fecha límite de presupuestación.

La gestión de ese tipo de situación es una pesadilla para cualquiera a quien fue asignada la ardua tarea de administrar presupuestos. Inevitablemente, todos los otros obstáculos “de presupuestación con Excel” vienen con esta misma situación: los cambios en las plantillas presupuestarias requieren enviar los nuevos archivos Excel a todos los gestores, todos los archivos Excel tienen que ser consolidados en un único archivo, revisiones del presupuesto también requieren enviar nuevos archivos a todos los gestores… Dolor de cabeza, tras dolor de cabeza, tras dolor de cabeza… Es por eso que hace más de 10 años que implementamos Microsoft Forecaster y que seguimos valorando el control y la flexibilidad que provee la aplicación como solución de presupuestación.

Tengo clientes que avisan a los gestores del presupuesto que sus pantillas de entrada (input screen) están disponibles en Microsoft Forecaster y que tienen un mes para ingresar sus balances (Budget numbers) y presentarlos para revisión.

Los gestores de presupuesto inician sesión en la página web de Microsoft Forecaster, seleccionan una pantalla de entrada según sus áreas de trabajo, cargan sus balances y guardan la pantalla. Podrán volver más tarde para cambiar números o agregar algo en cualquier momento.

Cada vez que guardan la página web, sus balances se almacenan en la base de datos de Microsoft Forecaster y se actualizan en las cuentas del sistema contable que utilizan el mismo número de cuenta.

En algún momento, los gestores del presupuesto entran a Microsoft Forecaster y presentan sus presupuestos finales para revisión mediante la opción integrada de flujo de trabajo (workflow option) que avisa al siguiente gestor que los datos están listos para su revisión.

El gestor revisa entonces los balances y aprueba o rechaza el presupuesto del área de la empresa que le corresponde. Durante todo este proceso, el administrador general de presupuestos puede entrar en Microsoft Forecaster y verificar el estado (en curso, presentado, aprobado, o rechazado) para todos los involucrados en el proceso de presupuestación y para la totalidad de la compañía… Todo en una sola pantalla!

Cuando llega la fecha límite de presupuesto, el administrador general configura el acceso de todos a “sólo lectura” y se prepara para el proceso de revisión del presupuesto. El administrador no tiene que preocuparse por la combinación de todos los datos en un solo archivo consolidado: esto se hace automáticamente por Microsoft Forecaster cada vez que un gestor guarda su pantalla de entrada.

De hecho, el administrador general de presupuestos puede seguir el presupuesto consolidado en Microsoft Forecaster en cualquier momento durante el proceso. No hay que esperar que los archivos sean enviados y después consolidados. Microsoft Forecaster ya hizo todo el trabajo para ustedes usando definiciones enrollables/de listado (roll-up definitions) para todos los códigos de dimensión, segmentos y cuentas.

Además de esto, Microsoft Forecaster viene con muchas otras características claves para facilitar la presupuestación.  La solución tiene pantallas de entrada de detalles para manejar el payroll, nuevos activos e ingresos. Esto viene con cualquier instalación y su configuración es opcional, pero la mayoría de los gestores del presupuesto lo encuentran muy útil. Las asignaciones se pueden definir para difundir los saldos presupuestarios a través de múltiples segmentos, áreas y se procesan en cuestión de segundos.

Los presupuestos pueden introducirse como moneda nacional y ser convertidos en moneda de informe cada vez que un gerente hace click en “guardar”. Los cambios en los cálculos de la pantalla de entrada son fácilmente transferidos a los gerentes de presupuesto a través de la página web de Microsoft Forecaster.

Si estás luchando con el proceso de presupuestación mediante Excel, considera seriamente el cambio a Microsoft Forecaster. Es una aplicación construida específicamente para resolver los problemas que vienen cuando el presupuesto supera las capacidades de Excel.  Y si acabas de terminar un presupuesto en Excel, ahora es el momento perfecto para implementar Microsoft Forecaster cuando el proceso presupuestario todavía está fresco en tu mente. Revisa tus licencias de Microsoft, es posible que ya poseas licencias de usuarios para Microsoft Forecaster y sólo tendrás que configurarlas.

Noah Moseleyes socio gerente de MSX Group. Trabaja con Microsoft Forecaster desde el año 2001 y lo implementó para cientos de clientes en una gran variedad de industrias.

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