Agilización de presupuesto y pronóstico con Microsoft Forecaster y Microsoft FRx

Microsoft Excel es una herramienta común para cualquier contador. Se utiliza en todas partes para completar una variedad de tareas de presupuestación, o previsiones financieras de fin de año.

En el pasado, los presupuestos anuales se preparaban en Excel por el jefe de área, para cada centro de costos de cada empresa. Cada empresa/centro de costos tenía su propio archivo Excel por separado. Los archivos eran presentados al equipo de contabilidad para su revisión. Una vez que todos los presupuestos eran aprobados, mandaban todos los archivos al equipo de servicios de información para que carguen cada hoja de cálculo al software de presupuestación.

El procedimiento para preparar mes por mes las previsiones financieras de fin de año era un proceso muy engorroso porque las previsiones para los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre eran hechas usando Excel.

Mediante el uso de conjuntos de entrada en Microsoft Forecaster, los presupuestos anuales y las previsiones de fin de año tienen, para el usuario final, la misma apariencia como si estuvieran hecho con Excel.

Hoy en día, el proceso de preparación de presupuestos y previsiones de fin de año en IDQ Inc. se  agiliza considerablemente con el uso de Microsoft Forecaster y Microsoft FRx Webport.

El equipo de contabilidad maneja todo el proyecto sin necesitar ayuda de parte del equipo de servicios de información. Los jefes de área y los usuarios finales cierran sus presupuestos y previsiones de fin de año directamente dentro de Microsoft Forecaster a través de Microsoft Forecaster Web Acces.

Mediante el uso de conjuntos de entrada en Microsoft Forecaster, los presupuestos anuales y las previsiones de fin de año tienen, para el usuario final, la misma apariencia como si estuvieran hecho con Excel.

Para una entrada de presupuesto, primero un administrador de Microsoft Forecaster define los periodos contables, incluyendo un periodo total de año hasta la fecha (year-to-date). A continuación, se crea el conjunto de líneas con todas las cuentas de ingresos y de gastos a presupuestar. El conjunto de columnas se crea mediante la combinación de los 12 períodos de presupuestación más el período completo de año hasta la fecha. El administrador crea una tabla de presupuesto asignando el conjunto de línea y el conjunto de columnas a su conjunto de entrada.

Los informes de Microsoft Forecaster son creados combinando el mismo conjunto de líneas y columnas utilizadas en el conjunto de entrada.

Las tasas de conversión de divisas están configuradas en Microsoft Forecaster, lo que permite generar informes de presupuestos consolidados en empresa manejando varias divisas.
Al ejecutar un informe para un centro de costos o una compañía consolidada, Microsoft Forecaster da al usuario final la posibilidad de examinar el nivel detallado para ver qué componentes integran los balances consolidados.

Cuando el presupuesto final es aprobado por la alta dirección, los informes de presupuesto de 12 meses de cada centro de costos son generados por el equipo de contabilidad a través de Microsoft FRx y la jerarquía del informe de resumen de IDQ Inc es definida dentro de Microsoft FRx. En vez de imprimir los informes presupuestarios y distribuirlos a los jefes de áreas correspondientes, estos informes son trasladados a Microsoft FRx Webport donde cada jefe de área puede visualizar su presupuesto en línea.

A lo largo que se cierran los meses, importas los valores reales del mes que se cierra, ocultas los balances de previsión de este mes y muestras los balances reales del mismo en el conjunto de columnas, y ajustas el periodo total de previsión del año hasta la fecha.

Los balances de previsión introducidos anteriormente para los meses abiertos restantes se quedan en el sistema y están disponibles para los usuarios por si quieren actualizarlos a medida que la información esté disponible. No hay necesidad para el usuario de empezar de nuevo la preparación de la previsión de fin de año de cada mes.

Los informes de previsión de IDQ Inc, son generados por el equipo de contabilidad a través de Microsoft FRx y la jerarquía del informe de resumen también se define en Microsoft FRx. Los informes de Microsoft Forecaster también se exportan hacia Microsoft FRx Webport donde los jefes de áreas pueden ver sus pronósticos de cierre de año en línea.

El uso combinado de Microsoft Forecaster, Microsoft FRx y Microsoft FRx Webport ha agilizado notablemente los procesos de previsión y de presupuestación de IDQ Inc.

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