Todo lo que debe saber sobre un Sistema ERP

Qué es un Sistema ERP y sus beneficios

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una aplicación de software que ayuda a las empresas a administrar y optimizar sus operaciones en todos sus procesos, sea cual sea el rubro o mercado donde se desempeña. El objetivo de un sistema ERP es proporcionar una vista única e integrada de toda la información que fluye a través de una empresa de manera de brindar información en tiempo y forma para la toma de decisiones. Esto incluye datos de finanzas, contabilidad, fabricación, inventarios, recursos humanos y demás areas de una organización.

Un sistema ERP consta de varios módulos, cada uno de los cuales maneja un área funcional diferente. Por ejemplo, puede haber un módulo para contabilidad, otro para gestión de inventario y otro para gestión de relaciones con clientes (CRM). Los sistemas ERP ofrecen las mejores prácticas de la industria para cada uno de los procesos de las empresas, están diseñados para ser flexibles en cuanto a su configuración, y se pueden personalizar para satisfacer algún requerimiento específico del negocio.

Un sistema ERP puede ofrecer muchos beneficios para las empresas, tanto grandes como pequeñas:

• Al integrar todos los aspectos de las operaciones de una empresa, ayuda a optimizar los procesos y mejorar la eficiencia.
• Proporciona información valiosa sobre los datos de una empresa, lo que puede ayudar a mejorar la toma de decisiones.
• Al consolidar todos los aspectos de las operaciones de una empresa en un solo sistema, permite ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de duplicar la entrada de datos y los procesos manuales.

Cómo elegir el Sistema ERP adecuado para su empresa

Un sistema ERP es una inversión importante para cualquier empresa considerando además que el software administrará las operaciones de las compañías por muchos años., por lo que se debe analizar no sólo las necesidades actuales sino también pensando en el futuro, en el crecimiento, en los mercados donde quiero estar, en la expansión hacia otras latitudes. Es importante elegir el correcto para evitar problemas en el futuro. Aquí hay algunas características a tener en cuenta al elegir el sistema adecuado para su empresa:

• Funcionalidad del software:  Asegúrese de que el sistema pueda administrar los procesos que su empresa realiza de manera integrada. Los ERPs ofrecen procesos basados en las mejores prácticas, y a través de configuraciones puede adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. Asimismo, analizar el alcance funcional de la cobertura a nivel de requerimientos impositivo-fiscales e incluso de los usos y costumbres de donde se radica la empresa o se prevé radicarse a futuro.
• Usabilidad: Asegúrese de que el sistema sea fácil de usar y comprender. No querrá que sus empleados pierdan el tiempo tratando de descubrir cómo usarlo.
• Escalabilidad: El sistema debe acompañar el crecimiento de su empresa, tanto a nivel de estructura como de negocios, e incluso pensando en donde voy a estar dentro de 5 o 10 años, cuál es el plan estratégico de crecimiento.  Es importante entender el roadmap de producto, quien es el vendor detrás del software y su plan de inversión en el desarrollo y mantenimiento del producto.
• Capacidad de Personalización e Integración: Asegúrese de que el sistema pueda personalizarse para cubrir algún requerimiento específico del negocio, y tenga facilidades para la Integración con otras aplicaciones.  
• Soporte: Consulte la atención al cliente y soporte disponible para el sistema que está considerando.

Cómo implementar un Sistema ERP correctamente

La elección del Implementador del Software es el punto más importante del proceso de selección del ERP que se va a implementar. Analizar las credenciales y su experiencia en este tipo de proyectos es fundamental, como también lo es la metodología o enfoque que la consultora ofrece. Aquí le mostramos cómo asegurarse de obtener un retorno de esa inversión al implementar el sistema correctamente:

1. Defina su visión, sus metas y objetivos del negocio consensuando a todas las áreas de la empresa.
2. Defina la lista de funcionalidades que son necesarias para implementar en la empresa, y priorice junto a su equipo de acuerdo al Valor de Negocio que cada una de ellas ofrece. De esa manera podrá definir inicialmente un Mínimo Producto Viable para la primera etapa del Proyecto, y luego lo que quedará para etapas siguientes de mejora continua.
3. Defina su equipo interno para el Proyecto, principalmente el Dueño de Producto que requiere de una visión integral de los requerimientos de toda la empresa, y los usuarios clave de cada area, los que conformarán el Equipo de Proyecto junto a los consultores de la implementadora. Impulse un plan de formación y educación. Sus empleados deberán aprender a usar el nuevo sistema, así que tenga en cuenta el tiempo y el dinero para capacitarlos.
4. Ponga especial esfuerzo en las Pruebas. Pruebe todos los procesos en forma unificada de manera de asegurarse que no se ha omitido algún proceso que tenga un fuerte impacto. El involucramiento de las cabezas de la organización es muy importante para que todos los participantes entiendan de la importancia del proceso de implementación, de las decisiones que se vayan tomando en cuanto a los procesos que se implementan, que es algo que los va a acompañar por muchos años y por ende es tanto o más importante que el día a día de la empresa.  

Los beneficios superan los desafíos

Puede haber algunos desafíos al implementar un sistema ERP, como el costo inicial de implementación y la necesidad de capacitación para los empleados. Sin embargo, los beneficios de un sistema ERP generalmente superan estos desafíos.

Un sistema ERP puede ayudar a mejorar la eficiencia y la precisión dentro de una empresa mediante la automatización de muchos procesos. También puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración entre los departamentos de una empresa, así como la información valiosa proporcionada sobre las operaciones de una empresa a través del análisis de datos.

Cómo implementamos en Axxon Consulting

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